1.1. CONCEPTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Sistema de información (SI) es un
conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y
listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo).
Dichos elementos formarán parte de alguna de estas categorías:
Elementos de un sistema de información.
- Personas.
- Datos.
- Actividades o técnicas de trabajo.
- Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).
Todos estos elementos interactúan entre sí para
procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y
distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada
organización en función de sus objetivos.
Normalmente el término es usado de manera errónea
como sinónimo de sistema de
información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los
recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su
totalidad por sistemas informáticos, pero siendo estrictos, un sistema de
información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica
esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de
información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de
información en general.
1.2 DIMENSIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Las dimensiones de los sistemas de información son
las siguientes algo relacionado con lo anterior:
Organización: -Los sistemas de
información son parte integral de la organización, de los cuales sus elementos
clave son su gente, estructura, procedimientos operativos, políticas y
cultura.
Administración: Es darle sentido a las diversas situaciones que enfrentan las organizaciones, tomar decisiones y formular planes de acción para resolver problemas de la organización.
Tecnología: Es un de las muchas herramientas que los gerentes utilizan para enfrentar al cambio.
Administración: Es darle sentido a las diversas situaciones que enfrentan las organizaciones, tomar decisiones y formular planes de acción para resolver problemas de la organización.
Tecnología: Es un de las muchas herramientas que los gerentes utilizan para enfrentar al cambio.
1.3. CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas de información, de manera general se
pueden clasificar de tres formas según sus propósitos generales, Sistemas
transaccionales, Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la
Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones
y Sistema de Información para Ejecutivos y (3) Sistemas estratégicos.
Sistemas transaccionales: Son Sistemas de
Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una
organización ya que su función primordial consiste en procesar transacciones
tales como pagos, cobros, entradas, salidas, etc.
Sus principales características son:
- A través de ellos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
- Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en las organizaciones. Comienzan apoyando tareas de nivel operativo hasta llegar a la alta administración conforme a su evolución.
- Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suele ser simples. Estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan grandes volúmenes de información.
- Son fáciles de justificar ante la dirección general. En el corto plazo se pueden evaluar resultados, además ahorra trabajo manual.
- Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos básicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones. Ejemplo de este tipo de sistemas son la facturación, nominas, cuentas por cobrar, conciliaciones bancarias, inventarios, etc.
Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones,
Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la
Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos: Son Sistemas de
Información que apoyan el proceso de toma de decisiones.
Sus principales características son:
- Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información.
- La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones
- Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.
- No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversión.
- Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.
Sistemas Estratégicos: Son sistemas de
información desarrollado en las organizaciones con el fin de lograr ventajas
competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
Sus principales características son:
- Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones.
- Suelen desarrollarse en casa, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
- Típicamente su forma de desarrollo es con base a incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
- Su función es lograr ventajas que los, competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos es un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
- Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.
En dependencia del enfoque, los sistemas de
información se pueden agrupar en una cierta clasificación, que brinda una idea
esencial de su estructura y funcionamiento. De acuerdo al elemento principal de
proceso de la información, los sistemas de información pueden ser de tres tipos
(Manual, Mecanizadas y Bath):
Manuales: cuando el hombre auxiliado por cierto equipo
(máquinas de escribir, sumadoras, archivos, etc.) realiza las principales
funciones de recopilación, registro, almacenamiento, cálculo y generación de
información.
Mecanizadas: cuando cierta
maquinaria realiza las principales funciones de procesamiento. Para los
sistemas mecanizados que hacen uso de un computador, de acuerdo al tipo de
interacción Hombre-Máquina, los sistemas de información pueden ser de dos tipos
(Batch y en Línea]: Batch: el usuario proporciona los datos necesarios
para la ejecución de un proceso y espera a que el computador termine la tarea
para recibir los resultados; En Línea: existe un diálogo directo entre
el usuario y el computador durante la ejecución de un proceso.
En cuanto a la organización física de los
principales recursos de procesamiento de datos, los sistemas de información
pueden ser de tipo:
Procesos centralizados: los recursos se
encuentran ubicados en un área física determinada, por lo que su acceso se
realiza en las misma instalación o desde lugares retirados, mediante líneas de
comunicación de datos (telefónicas, microondas, satélite, etc.).
Proceso distribuido: los recursos se
encuentran diseminados en diversos lugares de una zona territorial (ciudad,
país, continente, etc.), por lo que el procesamiento se realiza en el propio
lugar donde se originan los datos, existiendo la posibilidad de compartir
información entre las diversas instalaciones, mediante la información de una
“Red de Comunicación”.
